Systemcheck Einkauf

Im Prinzip gilt, dass klassische, daten- und kennzahlenorientierte Analyseformen im Einkauf richtig sind und in der Regel auch viel zeigen können. Das was heute eingekauft wird, sortiert in Materialgruppen und oder Lieferanten, geordnet nach ABC-Einkaufsvolumen und möglicherweise nach dem Grad des Versorgungsrisikos. Vielleicht auch Leistungsgrößen des Bestellprozesses und Effizienzkennzahlen der Einkaufsorganisation. Alles ist wie gesagt wertvoll und schafft Transparenz und Orientierung. „Das ist die Situation und das wollen/ müssen wir jetzt machen!“ Sehr verkürzt dargestellt. 

Am Ende ist das Vorgehen aber vergangenheitsorientiert und nur aus der Einkaufsperspektive gesteuert. Wir haben so und so viele Lieferanten zu viel, hier sind wir versorgungskritisch und dort müssen die Prozesskosten runter. Die Aussagen sind richtig, aber nicht vollständig. Wirklich strategisch steuerungs-relevante Informationen kommen für den Einkauf doch aus ganz anderen Richtungen. Das sind unternehmensstrategische Überlegungen und die Anforderungen und Vorhaben der vor- und nachgelagerten Abteilungen. 

Daraus ergeben sich dann die tatsächlichen zukünftigen Ansprüche an die Einkaufsorganisation und die zukünftigen Leistungserwartungen an das Lieferantenportfolio. Stichworte können sein, Organisation und Lieferantenportfolio zu internationalisieren, Innovationen einzukaufen, Einkaufsdienstleister zu integrieren und oder time-to-market von Entwicklungsprojekten zu verkürzen. 

Und damit stehen neben Versorgungs- und Kostenthemen sehr stark der Veränderungsbedarf und die Veränderungsfähigkeit der Einkaufsorganisation und seiner Mitarbeiter auf der Agenda. Perspektive und Thema sind also deutlich größer und es geht nicht mehr nur um die einzelne Beschaffungsstrategie in einer bestimmten Materialgruppe. Eher darum, mit welchen Veränderungen die heutige Einkaufsorganisation zukünftig zu intelligenten Beschaffungsstrategien kommen, und diese dann auch noch zum Beispiel in Indien umsetzen kann. 

Aus unserer Sicht handelt es sich letztlich um vier relevante Grundfragen, die in der Einkaufsorganisations-analyse mit allen Beteiligten zu klären sind.

 

Welchen Beitrag soll der Einkauf zukünftig leisten?

Der Einkauf ist Dienstleister und muss wissen, wann und wo er wirksam sein kann; der Einkauf muss dabei Teil der Lösung sein. Es muss für alle klar sein, was ist am Ende sein Auftrag und wofür übernimmt der Einkauf die Verantwortung! Die Fragen sind: „Wie wird der Beitrag des Einkaufs heute wahrgenommen?“, „Was soll der Einkauf zukünftig leisten?“ und „Funktioniert das System, um von internen Anforderungen zu Anforderungen an die Lieferkette zu kommen?“

 
Ist der Einkauf an seinen zukünftigen Aufgaben ausgerichtet? 

Es geht um Menschen, Ihre Fähigkeiten und darum sie zu motivieren; Stärken in Wirksamkeit überführen; Schwächen bedeutungslos machen. Die Fragen sind: „Kann der Einkauf sich auf neue Themen einstellen?“ und „Funktioniert das System, um Aufgaben mit Stärken wirksam zu kombinieren?“ 

Ist der Einkauf dabei auf Weniges und Wesentliches konzentriert? 

Nicht mehr alles und jedes machen! Konzentration auf die relevanten Prozesse und wichtigen Ergebnisse! Die Fragen sind: „Worauf konzentriert sich der Einkauf heute?“, „Sind die Aufgaben intern und in der Lieferkette richtig? Heute und zukünftig?“, „ Funktioniert das System, um zu erkennen was Wenig und Wesentlich ist?“ 

Orientiert sich der Einkauf an seinen Resultaten?

Resultate kann man immer messen; Ergebnis erreicht – nicht erreicht? Was sieht der Einkauf heute? „Was heißt Transparenz?“ beziehungsweise „was muss transparent werden?“ und „Funktioniert das System, um von Strategien zu Ergebnissen zu kommen?“ Am Ende ist das ein Thema der Führung.

[Crosspost aus dem PLEYMA Materialpreisrundbrief Mai 2012]

Internationalisierung ist ein hartes Geschäft!

Den richtigen Zeitpunkt für den Aufbau eigener Strukturen in einem Schwellenland gibt es nicht! Treibende Kräfte sind oftmals Kunden, deren Supply Chains global aufgestellt sind, interessante Absatzmärkte oder Kostennachteile aufgrund hoher Importzölle. Auch die Reihenfolge von Lokalisierungsschritten ist selten gleich. Ob über ein Einkaufsbüro zur eigenen Fertigung oder vom Vertriebspartner über ein Joint Venture zum eigenen Montagestandort: Unserer Erfahrung nach spielt da auch oft Zufall mit.

Mit dem Schritt in den Aufbau eigener Wertschöpfung springt die eigenen Komplexität jedoch eigentlich immer sprunghaft an. In der Regel wird der Versuch unternommen, gelebte und erfolgreiche Prozesse 1:1 zu übertragen. Dieses wird jedoch – nicht nur wegen kultureller Unterschiede – zum Problem. 

Struktur und Steuerungsregeln des etablierten Lieferantenportfolios sind in der Regel Ergebnis eines jahrelangen Prozesses. Sie sind trotz aller theoretischen Gemeinsamkeiten nicht übertragbar auf neue Märkte mit unbekannten Strukturen. 

Die Anforderungen an die interne Kooperation werden extrem gedehnt. Es treffen Organisationen und Funktionen mit völlig unterschiedlichen Reifegraden, Kulturen und auch Zielen aufeinander. 

Transparenz bekommt eine neue Dimension: Dokumentation von Prozessen und Abläufen, Zeichnungen und Prüfvorschiften sowie Stammdaten müssen vollständig verfügbar sein, sind es aber in der Regel nicht. Nur eine etablierte Struktur kann das durch Erfahrung ausgleichen.

Ein Effekt ist zudem nicht zu unterschätzen. Der Reifegrad einer neuen Organisation in einem Schwellenland ist in der Regel nicht kompatibel zu dem Reifegrad ihrer eigenen Prozesse! Wie unsere Erfahrung zeigt, stellt daher nur eine einfache Vorgehensweise sicher, dass lokale Strukturen nicht überfordert werden. Nutzen Sie die lokale Expertise Ihrer neuen Wertschöpfungsstrukturen, eine erfolgreiche Kooperationen bedeutet in diesem Fall Lehren und Lernen. Und - für das Einführen Ihrer Standardprozesse bleibt nach erfolgter Organisationsentwicklung immer noch Zeit.

[Aus dem Pleyma Materialpreisrundbrief März]

Einkauf und Entwicklung - Auf bessere Zeiten hoffen ist keine dominante Strategie

Es gibt viele gute Gründe, schon heute eine enge Zusammenarbeit von Einkauf und Entwicklung zu gestalten. Die wichtigsten sind „time-to-market“, Kostensenkung und Zugang zu externer Innovation. 

Zukünftig wird die Fähigkeit beide Funktionen zu verzahnen, die Wettbewerbsposition von Unternehmen bestimmen. Die einen werden die Geschwindigkeit, mit der sie neue Produkte auf den Markt bringen, steigern. Sie werden das Kostenniveau der externen Wertschöpfungsanteile früh in der Entwicklung deutlich optimieren und für ihr Unternehmen die Innovationsleistung aus den Beschaffungsmärkten finden und einbinden. 

Die anderen werden weiter einkaufen und Preise verhandeln. Die Gründe dafür sind bekannt. Trotz der offensichtlichen Potentiale fällt eine verzahnte Zusammenarbeit von Einkauf und Entwicklung vielen unseren Klienten nicht leicht. Zu sehr unterscheiden sich Zielsetzungen und Mentalitäten in beiden Funktionen. Und zu selten gelingt es, die üblichen Stereotypen hinter sich zu lassen. 

Dabei ist es in der Regel der Einkauf, der in internen Auseinandersetzungen den Kürzeren zieht, weil er nicht in der Lage ist, seine Position durchzusetzen. Oft liegt es daran, dass Entwicklungsabteilungen einen höheren organisatorischen Reifegrad ausweisen und (deshalb) auch höhere Budgets haben. Ein Kampf gegen Windmühlen, wenn man nicht früh an gemeinsamen Zielen arbeitet und gemeinsam intelligente Prozesse gestaltet. 

Wir sind überzeugt, dass nur aus einem stabilen Einkaufsystem heraus eine wirksame Leistung der Einkaufsfunktion erzeugt werden kann. Das Mantra Einkaufsfrüheinbindung in den Entwicklungsprozess alleine reicht daher nicht aus. Der Einkauf muss seinen Mehrwert auch liefern können. Die hierzu notwendigen Voraussetzungen haben wir zuletzt im Rundbrief vom Mai 2011 beschrieben. Und gehen heute einen Entwicklungsschritt weiter:
Um den Kampf gegen die Windmühlen annehmen zu können, sollten Strukturen und Prozesse aus dem Systems Einkauf noch stärker in die internen Wertschöpfungsprozesse integriert und aus der Einkaufsabteilung herausgelöst werden. Hier ist das Konzept des Einkaufs als Dienstleister konsequent weiter zu denken und auszubauen. Das heißt dann auch die Frage zu klären, an welchen Stellen der Einkauf am effektivsten leisten kann und was andere Abteilungen sinnvollerweise effizienter erledigen können. Dieser Einkauf gestaltet das System Einkaufen und richtet Hilfsmittel und Tools konsequent auf die internen und externen Zielgruppen aus. Und eben nicht mehr nur auf die Einkäufer.
Unser Fazit: der Einkauf muss Teil der Windmühle werden, der Kampf dagegen ist - wie bei Don Quijote – aussichtslos. Die Verzahnung mit der Entwicklung muss dabei vom Einkauf ausgehen, ansonsten droht dem Einkauf mittelfristig eine bedeutungslose Position als Verhandlungsdienstleister.

 

Crosspost aus dem Pleyma Materialpreisrundbrief

Das strukturierende Element

„Der Weg ist das Ziel“ und „man sollte den Elefanten in Scheiben schneiden“... sagt man. Dafür ist es gut, sich zumindest für die Richtung entschieden zu haben und zu wissen, wie der Elefant aussieht. 

Wir sind der Ansicht, dass der Weg im Supply Management immer etwas mit Strategie, Materialgruppen und der Zusammensetzung des Lieferantenportfolios zu tun hat. Das Ziel ist dabei immer, Strategie in Ergebnisse zu überführen – letztlich, dass Lieferanten ihren Wertschöpfungsbeitrag passgenau liefern. 

Damit Kostenziele erreicht werden und oder Innovationsbeiträge aus der Lieferkette die eigenen Wettbewerbsvorteile sichern können, ist es richtig, die eigene Organisation dazu maximal zu befähigen. Materialgruppen-Management als das strukturierende Element im Supply Management ist dabei gleichzeitig Voraussetzung, Hebel und Potential. 

In unserem unten dargestellten Elefanten starten wir mit Transparenz und schaffen mit der Einführung von Materialgruppen die Voraussetzung zum Bündeln und Nachverhandeln - den Erfolg von heute.

Für den Erfolg von morgen ist das der beste Startpunkt.
Wie Ihr Weg dann sinnvollerweise weitergeht, hängt prinzipiell von Ihrer Strategie, Ihren drängendsten Handlungsbedarfen und der Veränderungsfähigkeit Ihrer Organisation ab. Grundsätzlich liegen die eher langfristigen Potentiale im Bereich der Kostenvermeidung durch bessere Lieferantenintegration, klare Regeln und Reaktionen im Umgang mit Risiken und der Anpassung des Lieferantenportfolios an die materialgruppenspezifischen Anforderungen.
Der Nutzen von Materialgruppen-Transparenz in einem gesamtunternehmerischen Kontext liegt schließlich in der Zusammenarbeit mit den internen Anforderern aus Produktion und Vertrieb. Unter den Schlagworten Reorganisation von Beschaffungsmodellen und Standardisierung respektive Bereinigung von Material und Dienstleistungssortimenten richten sich die Aktionen aller Akteure gemeinsam auf die gesamte Lieferkette aus… Sicher der größte Elefant!
Immer – und das ist unser Thema – hängen die Hebel und Vorgehensweisen von der Reife der Organisation und der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit ab.

[crosspost vom Pleyma Materialkostenrundbrief]

Materialpreise April

im aktuellen Pleyma Materialpreisrundbrief greife ich das Thema "Schwarzer Schwan" erneut auf:

Tatsächlich lassen sich solche Ereignisse nicht ausreichend vorhersagen. Die richtige Antwort auf derartige Katastrophen aus Sicht des Einkaufs ist eine auf Robustheit ausgerichtete Einkaufsorganisation und ein funktionsfähiges Risikomanagement.

Mehr dazu und wie immer aktuelle Materialpreisentwicklungen finden sich im vollständigen Rundbrief.

Lieferantenmanagement in der Komplexitätsfalle

Dem kann man wenig hinzufügen.

"Die aktuelle operative Hektik, die oft nur mit Aktionismus verglichen werden kann, ist in fast allen Fällen auf fehlende Entscheidungen und oder mangelhafte Vorarbeiten von vor 12 Monaten zurück zuführen. Im Ergebnis ist das leider weder für Kunden noch Lieferanten befriedigend und in der gesamten Lieferkette für enorme Kosten verantwortlich."

Aus dem aktuellen Pleyma Materialpreisrundbrief März 2011